Låg kontorsnärvaro binder miljonbelopp

Ny lokalstrategi krävs

Nordiska kontor används i genomsnitt endast omkring en tredjedel av tiden. Samtidigt är vakansgraden i flera huvudstäder den högsta på många år. Det ställer nya krav på både fastighetsägare och hyresgäster: kontorsytor som drivs och förvaltas som före pandemin matchar inte den faktiska efterfrågan. Resultatet är onödiga kostnader, högre energiförbrukning och beslut som bygger på antaganden i stället för fakta.

Den största ekonomiska risken för företag är inte hybridarbete i sig, utan beslut som fattas utan rätt beslutsunderlag. När ledningen saknar tillförlitliga data om faktisk närvaro uppstår ett tyst slöseri: kvadratmeter underhålls ”för säkerhets skull”, energi används i tomma zoner och städning, drift och service följer rutiner som inte matchar den verkliga efterfrågan. Status quo blir därmed den dyraste strategin – det visar data från Nordic Workplace Utilization Report 2025 (NWUR), som har tagits fram av EG.

- Hybridarbete har inte gjort kontoret irrelevant, men det har gjort närvaron oförutsägbar. När närvaron är oförutsägbar blir det dyrt att planera utifrån gissningar. Våra data visar att många organisationer fortfarande planerar utifrån antaganden om full beläggning snarare än faktiska mönster. Det är där kostnaderna uppstår – inte i hybridarbetet, utan i bristen på överblick, förklarar Kristin Berg, SVP på EG, som står bakom rapporten.

Kontorsanvändningen följer tydliga mönster – det gör inte driften
Den genomsnittliga användningen av kontor i Norden ligger i dag på cirka 30–35 procent, vilket innebär att många organisationer driver sina kontorsportföljer utifrån en efterfrågan som inte längre existerar. Närvaron koncentreras till mitten av veckan, där tisdag och onsdag konsekvent är de mest intensiva dagarna, medan närvaron minskar fram mot fredag. Data visar en tydlig säsongsrytm med lägre närvaro under vår- och sommarmånaderna, följt av en stabil återhämtning efter semestern.

Trots de stabila mönstren planeras ytor, energi och service ofta fortfarande som om kontoren vore jämnt nyttjade hela veckan. Det innebär att organisationer upprätthåller en driftsnivå som inte matchar den faktiska användningen, och att kostnaderna i praktiken följer ytan snarare än aktiviteten.

Från genomsnitt till beslut kräver dokumenterad insikt
En genomsnittlig kontorsanvändning på omkring en tredjedel ger en viktig riktlinje, men berättar inte hela historien. Data visar betydande skillnader mellan byggnader, våningsplan och rumstyper – påverkade av arbetsrytmer, samarbete med kollegor och den fysiska utformningen. Utan exakt och löpande mätning riskerar organisationer att justera utformningen av sina kontor på ett alltför grovt underlag. Det är först med detaljerade närvarodata som beslut om kontorets drift och ytor kan fattas med säkerhet.

- När kontoren i genomsnitt bara används till omkring en tredjedel räcker det inte att luta sig mot snittet – man behöver förstå hur användningen faktiskt ser ut i praktiken. Utan detaljerad insikt riskerar organisationer att fatta beslut på ett alltför löst underlag. Lokalstrategin bör baseras på dokumenterad användning, inte antaganden, säger Kristin Berg.

När organisationer fortfarande planerar utifrån gamla toppnivåer uppstår ett glapp mellan hur kontoret används och hur det drivs. Tomma rum eller avdelningar värms fortfarande upp och städas, medan service- och energinivåer följer gamla mönster snarare än verkliga behov.

En marknad i rörelse kräver nya beslut
Samtidigt som kontor i genomsnitt endast nyttjas omkring en tredjedel av tiden, ligger vakansgraden i Stockholm, Oslo, Helsingfors och Köpenhamn på de högsta nivåerna på många år. Det tyder på att marknaden har gått in i ett nytt normalläge.

Konsekvensen är sällan en enskild stor kostnad, utan många mindre kostnadsdrivare som växer över tid. Ytor som inte används fullt ut leder till onödig energiförbrukning och högre driftkostnader, samtidigt som arbetsmiljön inte alltid motsvarar hur kontoret faktiskt används. När både marknaden och användningsmönstren förändras blir det dessutom svårare för ledningen att fatta välgrundade beslut om investeringar och lokalbehov.

- Vår rapport visar tydligt att beslut om kontor inte längre kan baseras på antaganden om närvaro. Det handlar inte om att få fler tillbaka till kontoret, utan om att säkerställa att ytor, drift och investeringar speglar den faktiska användningen. På en marknad med högre fysisk frånvaro blir lokalstrategi en fråga för ledning och styrelse, inte bara en driftsfråga, säger Kristin Berg och avslutar:

- Det fysiska kontoret är inte längre en självklarhet, utan en strategisk resurs. Organisationer som mäter och agerar utifrån faktisk användning kan minska slöseri och fatta mer välgrundade beslut. Övriga riskerar att låta ”så har vi alltid gjort”, vanor och gammal historik styra framtidens investeringar.

3/4/2026 - Industritorget

Latest news

Låg kontorsnärvaro binder miljonbelopp

LATEST NEWS

Elektrisk ventil från SMC Corporation

Öka säkerheten med Panduits cable cleats

WEG visar energilagring på EnergyWeek 2026

Garrett Motion lanserar MAXLIFE

Palo Alto Networks utser ny Vice President

Xiaomi breddar AIoT för aktiv vardag

Full fart från skiss till färdig detalj

Werinova sparade 800 000 kWh

Känslan när allt bara funkar

Octave lanserar ny varumärkesidentitet

Red Hat och Telenor stärker suverän AI

Cirkulära förpackningar minskar miljöpåverkan

Xiaomi Presenterar Xiaomi 17-serien

När millimetrar möter estetik – precisionens roll i modern möbelproduktion

Förbered lagret inför 2026

Varför rätt motor avgör hela arbetsdagen

Så skapar du en säkrare arbetsmiljö

Vattenkyld laser­svetsning i praktiken

Modern tillverkning i Smålandsstenar

Elmia Produktionsmässor 19–22 maj 2026

Xiaomi Pad 8 Serien

Zoom lanserar Virtual Agent 3.0

Cellnex rapporterar årsresultat 2025

Hälften redo för lönetransparens

Så bygger industrin lång­siktig konkurrenskraft

Vanliga misstag vid inves­tering i svetsutrustning

Livsmedelsindustrins dolda risk:

Öppet hus hos Scantruck i Rosersberg

Större produktion kräver större laserskärmaskiner

Snedskurna kugghjul för effektiv drift

När hydrauliken börjar tappa prestanda

Lim för metall, plast och trä

När mörkret blir en arbetsmiljörisk

Tillbehör och slitdelar för MIG/MAG och TIG

Tre vanliga misstag vid val av transmission

Hur du framtidssäkrar ett enskilt avlopp

Fördelarna med en lasersvetsmaskin

Popular articles

Fördelarna med en lasersvetsmaskin

Olsons levererar LVD-kantpress till Robotec

Dotterbolagets rekordaffär

Från ambition till effekt

Så väljer du rätt RAM-fäste

Klaravik bryter ny mark

CatalyzO2 lanserar ny DO-sensor

Cognizant och Wallenius Wilhelmsen tecknar avtal

Nytt samarbete för centimeterprecision

Red Hat och NVIDIA lanserar AI-plattform

OEM Automatic på mässåret 2026

Månadens lagermaskin

Mätning för hållbarhet

Fem funktioner i en maskin

Gravlund investerar i sina kunder

Kingston på marsmässor

Spa når nya höjder

Southco lanserar fällbart kompressionslås

Flir och UE Systems visar helhetslösning

Avancerade rörsystem och tankar

Snart 20 år i samarbete med EU Robotservice

Rökutsug avgörande för svetsventilation

Seal Partner – En del av Teknikprodukter

Soft Touch AB blir officiell Jokasafe-representant

Från snöröjning till markarbete

Effektiv avfallshantering med tippcontainer

Flexibla containerhuslösningar

Red Hat lanserar integrerad AI-plattform

Teknik avlastar VVS-branschen

Välbekant profil tillbaka hos Flügger

En snabb lösning när det brinner i knutarna

Ergonomi för hela arbetsplatsen

Smartare användning av lagerytor

DGJ Engineering stärker sin tillverkningskapacitet

Vinterdrift utan avbrott

Become member

Advertising & marketing

Digital media production

industritorget.com

Vattenkyld lasersvetsning i praktiken

Så bygger industrin långsiktig konkurrenskraft

Vanliga misstag vid investering i svetsutrustning