SATURDAY, SEPTEMBER 21 2019

LATEST NEWS

- News from the industry

Ett år med GDPR: ännu stor okunskap kring lönespecifikationen

Snart ett år efter införandet av GDPR råder det fortfarande osäkerhet bland företag om vilka regler som gäller för att distribuera lönespecifikationen.
Det finns företag som tidigare skickade ut lönebeskeden med e-post, men som valt att ta ett steg tillbaka och åter använder vanlig post, menar Hogias HR-experter Erik Douglasson och Sara Janson.

Som arbetsgivare har man ansvar för att se till att den kommunikationskanal man använder för att distribuera lönespecifikationerna till sina anställda är säker. Sara berättar att det behövs mer information.

- Nu har vi levt med GDPR i ett år och vi ser att det fortfarande finns kunskapsluckor om vilka regler som gäller. Det kan tyckas smidigt att distribuera lönebeskeden via e-post till sina anställda, men eftersom att en lönespecifikation innehåller personuppgifter, och dessutom sådana som klassas som känsliga, så omfattas den av GDPR och då är det otillåtet att använda okrypterad e-post som kanal.

Erik och Sara berättar att det är många, framförallt små och medelstora företag, som inte känner till att den anställde själv inte kan samtycka till att få sitt lönebesked via e-post, utan tror att man har rätt att mejla när medarbetaren själv har sagt okej.

- Datainspektionen är tydliga med att det inte går att kringgå säkerhetskravet att distribuera lönespecifikationerna via e-post. Anledningen är helt enkelt att det är lätt för obehöriga att komma åt känsliga uppgifter via nätet, säger Sara.

”Lönespecifikationen på papper - inte försvarbart 2019”

- Vi besöker företag som fortfarande skriver ut lönespecifikationer på papper för att skicka med vanlig post. Det finns till och med en del företag som tidigare skickade ut lönespecifikationerna med e-post, men som nu valt att backa tillbaka ett steg och skickar lönespecifikationerna per brev, menar Erik.

Även om lagen tillåter att man postar lönespecifikationerna var syftet med GDPR att företag skulle skärpa upp sina rutiner och anpassa tekniken till rådande regler och de moderna verktyg som nu finns.

- Det är varken miljövänligt eller kostnadseffektivt, och inte försvarbart år 2019 att skriva ut lönespecifikationerna på papper. Företag som vill distribuera sina lönespecifikationer säkert, och samtidigt verka för en hållbar samhällsutveckling bör välja att skicka lönebeskeden via sitt lönesystem eller en digital brevlåda. Det är viktigt att det krävs inloggning för att komma åt uppgifterna, till exempel med BankID, säger Erik.

”AGI kräver snabbare löneprocess”

Från januari i år har lönespecifikationen fått en än mer central roll när arbetsgivare nu ska lämna arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) varje månad istället för på årsbasis. Med årlig kontrolluppgift fanns det tidigare utrymme att rätta uppgifter löpande under året när det blivit fel. Eventuella fel kunde lättare justeras mellan månaderna utan att Skatteverket blev involverade.

- Med AGI ställs det högre krav på att lönen blir rätt från början. Annars finns det risk att det kan få ekonomiska konsekvenser för den enskilde. Att skicka lönespecifikationerna med traditionell postgång minskar möjligheterna för den anställde att hinna läsa sin lönespecifikation och agera om uppgifter behöver rättas före arbetsgivaren rapporterar in uppgifterna till Skatteverket den 12:e i varje månad, menar Sara.

- Om arbetsgivaren istället distribuerar lönespecifikationerna digitalt via sitt lönesystem kan den anställde ta emot och läsa var han eller hon än befinner sig, och snabbt återkoppla om det skulle behövas. Arbetsgivaren hinner enkelt rätta före rapporteringen ska ske till Skatteverket.

LATEST NEWS

- News from the industry
9/12/2019
ITU-programmet får vara kvarTobias Håkansson blir ny regionchef för distrikt ÖresundHager har förstärkt försäljningsteamet i väst med ett par strategiskt viktiga rekryteringarNy undersökning från LTH visarPatrik Settlin utses till ny vd för LitiumPSA:s el- och hybridoffensiv – de första svenska priserna klaraHenkel Norden inleder samarbete med KW PartsKonjunkturvändningen är näraKlimatomställning och kompetensförsörjning i höstens regeringsförklaringAirmees cargocyklar breder ut sig över Stockholm Ökad automation och digitalisering med hjälp från Prevas och RobotlyftetABB inleder byggnation av ny robotfabrik i ShanghaiNy varumärkesprofil för Volkswagen TransportbilarIAAM Sverige arrangerar European Advanced Materials Congress
9/11/2019
Viktigare än någonsin att nätverka på mässgolvetFatpump – Bästa tipsen för ett bra köpStålåret 2019: Nu laddar vi omBesiktningstekniker till Opus i AkallaVälsmord hydraulikinspiration i Borlänge 23-24 oktoberProduktnyhet September 2019 - SortimentväskaRamirent blir totalleverantör till NCC:s bostadsprojekt i ÄngelholmSizes ingår partnerskap med Business Arena StockholmSTIHL invigde expansion av det nordiska huvudkontoretebm-papst lanserar nya fläktar för kommersiella fordonLand Rover Defender - Ikonen är tillbakaEngcon ökar sin omsättning för nionde året i rad BMW visar upp nyheter på IAA Cars i FrankfurtStena Recycling är officiell partner till ASAPRacing och konceptbilarVärldspremiär för Volkswagens nya elbil ID.3
9/10/2019
VBN Components finalist för tyska MM Maschinenmarkts innovationsprisThomas Johansson ny affärsområdeschef för Energi och Industri VästEnkel rörbearbetningGöranssons Maskiner AB i Staffanstorp samarbetar med Beck Maskin Sverige ABPeab bygger nya Storbron i SundsvallBränslecellsdriven dragtruck för framtidens flygplatslogistikNy miljöcontainer unik i att uppfylla uppdaterade krav Diac satsar på framtiden Jobbprognos för svensk industri bland de svagare i Europa​600 byggnadsvårdsexperter räddar miljönAbkati förstärker säljkåren i StockholmNya Hilti DSH 600-X motorkapMexichem - som Wavin är en del av - blir Orbia: To Advance Life Around the WorldFord kommer sälja fler elbilar än diesel- och bensinbilar tillsammans år 2022Nya produkter på ny mark När du vill ha raka svar! FLEX nya digitala vattenpass är här!Vad har olja, solpaneler, lithiumbatterier och en kompisklubb gemensamt?​Mobileye – förarens extra ögonEfterlängtad sliphjälp - ONE+ Batteridrivna FingerslipSnabbare produktion med konverterad nonwoven!Hager stärker sin säljorganisation med Jonas Becker Pressinbjudan: Advanced Biofuels Conference
9/9/2019
Kompakt smartness i ÖvikLesjöfors goes to HollywoodABB öppnar nytt högeffektslabb för lågspänningsprodukterLuna lanserar handverktyg för smidigare säkring Besök Diac Metal AB på Elmia underleverantörsmässaRiksarkitekten – starkt dragplåster till mässan Nordic Property ExpoConrad Elektronik erbjuder nu smidiga inköpslösningar för företagRollco firar 20 år!Sportkläder i återvunnen plast från havet vinner Textilias miljöstipendium 2019 Thermotransferskrivare för industriella applikationer
Advertisements